Hội nhập tân tuyển làm việc từ xa sao cho chu đáo có tính quyết định tới sự công bằng và cả sự trung thành của người lao động.
Khắp nơi trên thế giới các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang hình thức làm việc từ xa và kết hợp. Cho dù đại dịch Covid-19 tạo ra sự dịch chuyển này hay đơn thuần chỉ đẩy nhanh tiến trình đó thì thực tế vẫn luôn là như thế đối với nhiều doanh nghiệp, sẽ không có chuyện trở lại ngày xưa- làm việc từ xa xuất hiện để ở lại và quy trình vận hành của doanh nghiệp phải cân nhắc và hỗ trợ trải nghiệm người lao động làm việc từ xa.
Không đâu thật hơn hội nhập tân tuyển làm việc từ xa. Tạo trải nghiệm hội nhập khiến người lao động cảm thấy mình thuộc về nơi nào đó, mà “nơi nào đó” lại không phải là một không gian vật lý quả là khó. Nhưng đây là phạm trù quan trọng vừa củng cố quyết định gia nhập doanh nghiệp của người lao động vừa tiếp sức mạnh cho văn hóa doanh nghiệp.
Đây là một trong số cách doanh nghiệp có thể đảm bảo chương trình hội nhập từ xa có thể tưới tẩm người lao động từ xa hòa hợp với văn hóa nơi làm việc của mình.
1. Thu hút sự quan tâm của doanh nghiệp đối với tân tuyển.
Khuyến khích lãnh đạo tìm hiểu trước thông tin về tân tuyển. Không nên để một ai có cảm giác phải thể hiện bản thân với người khác- đừng bao giờ.
Doanh nghiệp lựa chọn tân tuyển làm việc từ xa vì có lý do, phải vậy không? Họ đã từng chinh chiến để có thể nhận lời mời làm việc đó. Giống như những đồng nghiệp làm việc trực tiếp, lao động từ xa có những phẩm chất và kỹ năng cần thiết có thể tăng giá trị cho tập thể và đưa tập thể đến gần hơn với sứ mệnh.
Dưới đây là một vài cách chuẩn bị cho doanh nghiệp chào đón nồng nhiệt tân tuyển từ xa:
- Phải đảm bảo lãnh đạo truyền đạt rõ ràng thành công và mục đích chung của doanh nghiệp được thúc đẩy bởi tân tuyển như thế nào.
- Thông báo chào mừng món quà đơn nhất mà tân tuyển mang đến và giới thiệu họ là ai như một cá nhân để giúp người lao động biết về họ.
- Mời tân tuyển viết đôi dòng về bản thân để các thành viên đội/nhóm có thể biết mối quan tâm chung hoặc quan tâm mong muốn tìm hiểu.
Mọi người có thể kết nối nhanh chóng khi có thể chia sẻ nhiều thứ khác ngoài công việc.
2. Sắp xếp người hướng dẫn cho tân tuyển là hiện thân của văn hóa doanh nghiệp.
Tân tuyển cần một gương mặt thân thiện để đi theo giúp họ làm rõ các thắc mắc và hướng dẫn công việc. Có người để mỗi tân tuyển “quen biết” cũng có thể thúc đẩy những hỗ trợ xã hội có khả năng giúp tập thể/đội nhóm làm việc từ xa vững mạnh.
Hệ thống hướng dẫn cần bao gồm việc thăm hỏi thường xuyên có kế hoạch. Việc này tạo không gian an toàn dành riêng cho tân tuyển để họ đặt các câu hỏi mà họ cảm thấy không thoải mái khi hỏi ở trong nhóm Zoom hoặc qua kênh Slack.
Mọi người có thể kết nối nhanh chóng khi có thể chia sẻ nhiều thứ khác ngoài công việc.
Cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn ai sẽ là người hướng dẫn tân tuyển. Một hướng dẫn lý tưởng cho tân tuyển là người:
- Là hiện thân các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
- Đóng vai trò là đại sứ doanh nghiệp
- Tiến bộ nhanh, trở thành người hướng dẫn được lựa chọn trong mắt người khác.
Đảm bảo chắc chắc chắn người hướng dẫn thực tâm muốn làm hướng dẫn và yêu thích được là một phần trong hành trình của người khác vô cùng quan trọng. (Điểm thưởng nếu huấn luyện là một phần phát triển của người hướng dẫn.)
3. Khuyến khích các buổi “café” ảo với đồng nghiệp làm các công việc khác nhau trong doanh nghiệp
Thu xếp thời gian trong ngày cho tân tuyển để thiết lập mối quan hệ nhanh chóng là việc quan trọng. Điều này đặc biệt đúng khi quy trình hội nhập của doanh nghiệp có nhiều nội dung. Tiếp cận có chủ đích các mối quan hệ công sở trực tuyến trong môi trường làm việc từ xa sẽ thúc đẩy tình đồng nghiệp giữa các thành viên nhóm.
Hầu hết các cuộc gặp không chính thức như vậy nên cùng với nhân sự khác bộ phận để tân tuyển có thể học được nhiều mặt khác nhau của công việc và kết nối với những người có thể giúp họ hiểu bối cảnh chung và toàn cục.
Vì mỗi doanh nghiệp là đơn nhất, các cuộc gặp không chính thức như này sẽ cho phép tân tuyển liên kết các dữ kiện trong công việc với nhau hiệu quả hơn và liên kết thông tin thu hoạch được từ đào tạo với công việc để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng này.
Trong môi trường làm việc trực tiếp, các kết nối này có thể đã trở thành mối quan hệ hữu cơ. Nhưng trong môi trường làm việc từ xa, các cuộc gặp dành riêng tạo thành phương thức kết nối với hệ sinh thái xã hội ở nơi làm việc mang tính có chủ đích hơn bao giờ hết.
4. Tạo nhóm giao lưu (ERG) gồm những người lao động từ xa đang trong năm làm việc đầu tiên & và sắp xếp để họ gặp thường xuyên.
Là tân tuyển trong môi trường làm việc trực tiếp đã khó. Trong môi trường làm việc từ xa còn khó hơn. Tạo Nhóm giao lưu (ERG) cho toàn bộ tân tuyển để họ chia sẻ cùng nhau những gì thu nhận được sẽ sớm thúc đẩy ý thức về tình đồng nghiệp bởi vì mọi người trong nhóm có thể liên hệ với nhau.
Một nhóm giao lưu ERG càng tốt hơn khi tân tuyển đến từ các vị trí khác nhau, vì học từ một vị trí công việc sẽ có lợi cho mọi người trong cả nhóm. Doanh nghiệp có thể tạo dấu nhắc để các cuộc hẹn nhóm trở nên có chủ đích hơn hoặc cho phép được tự do khám phá và trao đổi tự nhiên.
Tạo nhóm như vậy để kết nối không bao giờ bị sai cách- Nhóm sẽ thiên về một sân chơi chung hơn là một kịch bản lập trình sẵn. Điểm cộng nếu kèm theo kênh tin nhắn dành riêng cho những người đang trong năm làm việc đầu tiên.
5. Thể hiện thật/đúng với cảm xúc và chia sẻ các cơ hội của doanh nghiệp.
Không doanh nghiệp nào có sẵn quy trình chuẩn và doanh nghiệp luôn có vấn đề cần cải thiện hoặc phát triển khi thế giới xung quanh chúng ta không ngừng tiến hóa. Lãnh đạo và các chuyên gia (individual contributor) cũng cần lên tiếng chỉ ra việc gì không hiệu quả, đặc biệt khi doanh nghiệp mới trải nghiệm vận hành từ xa.
Tân tuyển, những ai đã bắt đầu công việc trong môi trường làm việc từ xa hoàn toàn, sẽ trực tiếp mắt thấy tai nghe và có cả ý tưởng để cải thiện trải nghiệm làm việc từ xa. (Thực tế, cảm hứng cho bài viết này đến từ một tân tuyển làm việc từ xa!)
6. Hãy gặp gỡ tân tuyển ở địa điểm thuận lợi với họ chứ không phải ngược lại.
Lao động làm việc từ xa không có điều kiện xa xỉ vai kề vai với một nhân sự kỳ cựu để đặt những câu hỏi nhanh hay được hướng dẫn tức thì.
Trong môi trường làm việc từ xa, sự hỗ trợ quý báu đó diễn ra không đồng thời- chỉ được đặt câu hỏi trên nền tảng tin nhắn của doanh nghiệp và được trả lời khi có người trực trực tuyến, nếu không trong một số trường hợp phải đợi nhiều giờ.
Điều này đặc biệt đúng khi người lao động phủ khắp các múi giờ khác nhau cũng như khi doanh nghiệp thiện chí cho phép lao động từ xa làm việc giờ giấc linh hoạt chú trọng yếu tố cân bằng cuộc sống-công việc trong lịch trình của mình.
Khi hội nhập tân tuyển, dành thời gian cho họ đúng với yêu cầu để học hỏi năng lực cốt lõi của doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ/chào hàng cũng như cảm thấy an toàn khi đặt bao nhiêu câu hỏi tùy ý rất quan trọng.
Có kế hoạch đào tạo 30-, 60- và 90 ngày cho từng tân tuyển để đánh giá nhu cầu và mức độ tự tin của họ trong các lĩnh vực khác nhau. Nhưng hãy tránh kỳ vọng tới một ngày nào đó tân tuyển sẽ biết mọi thứ. Thay vào đó, hãy đón nhận cách thức họ tiếp thu kiến thức và hành trình để giúp họ tới đích.
7. Tăng gấp đôi thời gian gặp 1:1 với quản lý.
Sắp xếp gặp 1:1 với nhân viên dưới quyền trực tiếp cần có trong kế hoạch của quản lý, nhưng các tân tuyển làm việc từ xa cần được sắp xếp gặp 1:1 nhiều hơn 2 lần trong ít nhất 90 ngày, việc này cố định trong quy trình hội nhập.
“Thời gian gặp” tăng thêm này là yếu tố quan trọng để thiết lập mối quan hệ huynh-đệ/mentor-mentee từ xa. Để phát triển và hiểu phong cách giao tiếp của nhau cần có thời gian, vì thế quản lý phải dành thêm thời gian với tân tuyển để phát triển mối quan hệ thân thiết, để có thể hiểu tường tận về nhau.
8. Chúc mừng từng cột mốc bằng việc nhắc đến tên họ đúng nơi, đúng chỗ sử dụng công cụ giao tiếp.
Tất cả chúng ta đã nghe nói về ý tưởng chúc mừng từng thành quả dù nhỏ bé. Môi trường làm việc từ xa có thể hưởng lợi từ thông lệ củng cố văn hóa này.
Ví dụ, quản lý có thể đúc kết hành trình hội nhập 90 ngày của tân tuyển đã mang lại điều gì cho tập thể. Hãy chia sẻ tập thể đã học được gì từ họ và họ đã cống hiến như thế nào.
Hãy thu thập các giai thoại từ những người đã có thời gian làm việc cùng tân tuyển để chia sẻ những lời động viên và lấy làm tự hào về tân tuyển. Chúc mừng các cột mốc đạt được của tân tuyển và khuyến khích đồng nghiệp ghi nhận và khen ngợi công tâm.
Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy khi người lao động luôn cảm thấy được chào đón, thì bản thân doanh nghiệp không những sống sót trong suy thoái, mà còn phát triển. Ấn tượng đầu tiên lưu lại lâu hơn nhiều so với khoảnh khắc ban đầu, vậy nên hãy tập trung thời gian hội nhập tân tuyển từ xa để kết nối.
Tân tuyển làm việc từ xa sẽ có một trải nghiệm hội nhập không thể nào quên tại nơi họ luôn mong đợi được đăng nhập mỗi ngày.
Hãy biến nơi làm việc của quý vị trở nên khó cưỡng đối với những lao động từ xa tiềm năng.
Chứng nhận Nơi làm việc xuất sắc giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài. Người lao động tại doanh nghiệp được chứng nhận có khả năng giúp người sử dụng lao động tuyển dụng nhân tài cao hơn 60% và có khả năng ở lại trong thời gian dài cao hơn 51% khi so sánh với doanh nghiệp không có chứng nhận . (Nguồn )
Hãy thực hiện bước đầu tiên để có Chứng nhận ngay hôm nay.
Shaun Aguilera
Shaun Aguilera Quản lý chăm sóc khách hàng của Great Place to Work. Shaun giúp các doanh nghiệp phân tích dữ liệu trải nghiệm người lao động đơn nhất dành riêng cho lĩnh vực kinh doanh của họ. Yêu thích kết nối và nhiệt huyết với mọi người đã thể hiện rõ qua sự nghiệp 5 năm trong vai trò chăm sóc khách hàng của anh. Luôn tìm kiếm cơ hội học hỏi và thách thức bản thân, có thể thấy Shaun leo núi đá, đạp xe đường dài, khiêu vũ, làm DJ hoặc chia sẻ trà lên men kombucha tự làm với người thân.
