Mỗi nhân viên nên khắc cốt ghi tâm những hành vi này cho dù có phải là nhà quản lý hay không.
Tôi thường được hỏi điều gì cần có để tạo ra một nơi làm việc xuất sắc. Câu trả lời ngắn gọn: sự tin cậy.
Văn hóa tin cậy cao giúp nhân viên thăng hoa, thúc đẩy hiệu suất của doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực – từ việc người lao động giới thiệu ứng viên và giữ chân nhân tài đến năng suất và doanh thu.
Không thể tạo ra một nơi làm việc xuất sắc cho tất cả người lao động mà không có sự tin cậy. Đúc kết này đến từ 30 năm nghiên cứu về văn hóa doanh nghiệp của chúng tôi. Và đó chính là lý do khảo sát đo lường trải nghiệm của người lao động của chúng tôi được gọi là Trust Index™ Survey (Khảo sát sự Tin cậy).
Sự tin cậy được đan xen vào các tương tác hàng ngày của chúng ta tại nơi làm việc,tương tự như các mối quan hệ giữa gia đình và bạn bè chứ không chỉ trong công việc. Nó được xây dựng dựa trên nhiều khoảnh khắc – những khoảnh khắc, mà dựa trên nghiên cứu của chúng tôi, đã được chia thành chín hành vi có thể tạo dựng hoặc phá vỡ sự tin cậy. Danh sách 9 hành vi này tôi luôn có trên bàn làm việc của mình và kiểm tra mỗi ngày, xem mình đang thực hiện chúng như thế nào với tư cách là một người lãnh đạo.
Mỗi nhà lãnh đạo nên tập trung và hoàn thiện những hành vi này; nếu bạn không phải là một nhà quản lý con người, bạn có thể tự hỏi, “Điều này liên quan gì đến tôi?”
Các nhà lãnh đạo ảnh hưởng đến 70% trải nghiệm của người lao động, nhưng 30% còn lại đến từ đồng nghiệp, cách chúng ta làm việc với những người khác và công việc thực tế mà chúng ta đang làm. Để có thể xây dựng một nơi làm việc xuất sắc vì tất cả cần sự nỗ lực của tất cả mọi người trong tổ chức.
Và đây là cách để bắt đầu:
1. Lắng nghe
Đây là hành vi quan trọng nhất trong 9 hành vi và là điều tôi tập trung nhiều nhất. Nếu bạn không phải là một người giỏi lắng nghe, bạn không thể trở thành tấm gương tốt khi thực hiện các hành vi khác.
Lắng nghe không chỉ là đảm bảo rằng bạn đã nghe chính xác những lời từ phát ra từ miệng của ai đó. Nó cũng không phải chờ ai đó dừng nói để bạn có thể nói. Lắng nghe là sự chọn lựa làm rỗng tâm trí và để qua một bên ý kiến của bạn khi người khác đang nói.
Lắng nghe thực sự đòi hỏi sự khiêm tốn, mong manh dễ bị tổn thương và đồng cảm.
Bạn có thể có rất nhiều ý kiến, nhưng để trở thành một người lãnh đạo dung hợp, bạn phải gạt những ý kiến đó sang một bên. Nếu trong một cuộc trò chuyện mà bạn không sẵn sàng xem xét các quan điểm khác, thì cần gì có cuộc trò chuyện đó? Việc buông bỏ các giả định của bạn có thể được xem như tư duy thiền định, và điều đó là những gì tạo nên một người lắng nghe tuyệt vời.
Làm thế nào để bạn biết mình đang làm đúng? Khi bạn thấy mình tự đặt ra những câu hỏi, vì bạn đang học được điều gì đó từ người đối diện. Mọi người sẽ bảo rằng bạn là một người giỏi lắng nghe vì hiếm khi họ có một cuộc trò chuyện với người thực sự lắng nghe một cách có thành ý.
Lắng nghe có vẻ như là thụ động, nhưng thực ra lắng nghe là chủ động. Bạn hãy chủ tâm và tìm kiếm những cơ hội lắng nghe.
Hãy suy nghĩ về người mà bạn chưa liên lạc gần đây – và sau đó đặt ra một số câu hỏi cho họ với tâm thế học hỏi. Lên lịch cho những bữa trưa vui vẻ và cùng trao đổi theo format Hỏi & Đáp. Thường xuyên lấy ý kiến của người lao động thông qua các cuộc khảo sát, hay sử dụng phương pháp nhóm tập trung chủ động tiếp nhận các góp ý và hành động.
“Lắng nghe không chỉ là đảm bảo là bạn đã nghe chính xác những lời phát ra từ miệng của ai đó. Nó cũng không chỉ là chờ ai đó dừng nói để bạn có thể nói ra. Lắng nghe là sự chọn lựa làm rỗng tâm trí của bạn và để qua một bên ý kiến của bạn trong lúc người khác đang nói.”
2. Nói
Đây là những gì chúng ta làm cả ngày. Nhưng có nhiều tầng ý nghĩa hơn là một hành vi tưởng chừng là rõ ràng.
Nói chuyện liên quan đến sự rõ ràng, tần suất, tính minh bạch và chia sẻ thông tin đầy đủ theo nhiều cách khác nhau. Điều đó bao gồm việc thường xuyên chia sẻ những tin tức về công ty với người lao động thông qua tất cả các kênh – video, mạng nội bộ, email, bản in, v.v. Hãy chắc chắn thông tin được chia sẻ ( cả dẫn chững cũng như cảm xúc liên quan ) nội bộ trước khi truyền thông ra bên ngoài.
Vấn đề không chỉ nằm ở những gì bạn chia sẻ, mà còn là việc bạn chia sẻ với ai. Hãy chú ý đến những người chưa biết về thông điệp và cần biết thông tin nào đang được chia sẻ.
Việc nói không chỉ là nói những gì và nói với ai, mà còn là cách thức bạn chia sẻ thông tin. Hãy giao tiếp một cách chu đáo và chú tâm, theo phong cách dễ hiểu. Sắp xếp các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về những gì đang diễn ra và chia sẻ tin tức cá nhân để khuyến khích và thúc đẩy văn hóa minh bạch.
Cuối cùng, nói là một cơ hội để cập nhật tình hình công việc của mình và cách để thực hiện tốt công việc đó ra sao – là thiết yếu để tổ chức của bạn đạt được mục tiêu.
Ví dụ, hãy lấy nhân viên lễ tân của bạn là một ví dụ – một vai trò thường bị lãng quên. Bất cứ khi nào bạn nói chuyện với họ, hãy lặp lại, nhấn mạnh và cho họ thấy công việc của họ quan trọng đến thế nào. Khi ai đó bước chân vào một tòa nhà hoặc liên hệ với nhân viên lễ tân qua điện thoại, đó chính là một sự kết nối với thương hiệu. Chỉ trong vài giây, người gọi đến hoặc khách đến thăm có thể cảm thấy họ được quan tâm, trân trọng và được lắng nghe, hoặc chẳng cảm nhận được gì.
Nói là khả năng trò chuyện với mọi nhân viên kho, mọi nhân viên lễ tân, mọi nhân viên bán hàng, mọi giám đốc điều hành, mọi đồng đội theo cách mà họ có thể cảm thấy công việc của họ là quan trọng để tổ chức đạt được mục tiêu chung. Và nếu bạn không chắc là ai đó đang làm việc gì, thì đây là cơ hội để bạn tạo dựng sự tin cậy bằng cách hiểu thêm về họ.
“Việc nói không chỉ là nói những gì và nói với ai, mà đó còn là cách thức chia sẻ thông tin.”
3. Cảm ơn
Nếu bạn lắng nghe mọi người theo cách tôi đã chia sẻ ở trên, bạn sẽ học được nhiều điều về họ. Điều đó sẽ giúp bạn cảm ơn các đồng nghiệp của mình theo cách có ý nghĩa với riêng họ. Thực hành lòng biết ơn cho mọi người thấy bạn đang lắng nghe họ theo hướng thể hiện họ quan trọng và không thể thiếu họ.
Hãy tạo ra nét văn hoá biết ơn bằng cách thường xuyên ghi nhận những việc làm tốt và các nỗ lực vượt bậc.
Cơ hội để làm điều này là vô tận: Khuyến khích sự ghi nhận đồng cấp, trao giải thưởng cho nhân viên có hiệu suất tốt, viết các bức thư ngắn, nhận những sai sót không cố ý là cơ hội học hỏi và ghi nhận riêng và trước mặt mọi người những ai đã thể hiện được giá trị cốt lõi công ty.
Xây dựng nét văn hóa cảm ơn tạo ảnh hưởng tích cực đến nhận thức của mọi người về giá trị và sự sẵn lòng của họ để cống hiến hết mình vì họ cảm thấy mình được nhìn nhận.
4. Phát triển con người
Nghe và nói giúp bạn học cách một người có thể hoàn thiện bản thân và phát triển sự nghiệp.
Việc của bạn là giúp người lao động phát triển như là một con người, không chỉ là người thực hiện công việc. Vun trồng tài năng và lợi ích của họ thông qua các khóa học (liên quan và không liên quan đến công việc), hoàn trả học phí, có kế hoạch phát triển và đào tạo cho từng cá nhân, chẳng hạn. Kết nối nhân viên với những người tham vấn và gửi cho họ thông báo các vị trí đăng tuyển nội bộ.
Hãy cố gắng và đưa ra phản hồi một cách định lượng, có thể đo lường được, để họ biết rằng họ đang dần hoàn thiện, từ đó họ trở nên cởi mở với bạn.
Khi mọi người biết bạn quan tâm tới họ – ngay cả khi không phải lúc nào họ cũng thích nghe họ cần hoàn thiện những gì – thì họ vẫn sẽ coi đó như một món quà. Mọi người đều muốn trở nên tốt hơn. Vâng, họ biết điều đó sẽ mang lại cho họ nhiều tiền hơn, nhiều thù lao hơn và nhiều trách nhiệm hơn trong công ty. Nhưng, ở cấp độ cơ bản, họ muốn biết rằng họ đang tạo ra một sự khác biệt.
“Công việc của bạn là giúp người lao động phát triển như một con người, không chỉ là người thực hiện công việc.”
5. Quan tâm chăm sóc
Đây là vũ khí bí mật. Thành tựu chỉ có được khi người lao động thực sự quan tâm đến công việc. Và người lao động chỉ quan tâm đến công việc khi bản thân cảm thấy được quan tâm chăm sóc. Điều đó chỉ xuất hiện khi bạn dành thời gian để hiểu và lắng nghe những trải nghiệm của người lao động, trong và ngoài công việc.
Hãy hỗ trợ đời sống cá nhân của người lao động bằng cách thảo luận về chính sách giờ làm linh hoạt và chế độ nghỉ phép. Giúp họ đối mặt với các khủng hoảng gia đình và cá nhân mới phát sinh, và sắp xếp hỗ trợ thông qua cho nghỉ phép ốm hoặc quyên góp tiền. Khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và nhắc nhở người lao động dành thời gian nghỉ phép để có thể tái tạo sức lao động.
Bạn có biết điều gì khiến một nhân viên kiểm tra một thuật toán hai hoặc ba lần, hoặc đọc sửa một email sáu hoặc bảy lần không? Đó là bởi vì họ quan tâm đến mục đích của tổ chức, họ quan tâm đến người khác và họ cảm thấy được quan tâm.
Quan tâm chăm sóc có tác dụng khai phóng, là chìa khóa để tối đa hóa tiềm năng của con người.
“ Thành tựu có được khi người lao động thực sự quan tâm đến công việc. Và người lao động chỉ quan tâm đến công việc khi bản thân cảm thấy được quan tâm chăm sóc.”
6. Chia sẻ
Phân chia lợi nhuận, thù lao, tiền thưởng và những chính sách lương thưởng một cách công bằng sẽ tạo ra một nơi làm việc công bằng. Nếu bạn đang xây dựng sự tin cậy vì tất cả, mỗi người lao động cần đóng góp vào thành công của công ty và hiểu sự liên hệ giữa hiệu suất công việc và lương, bổng nhận được.
Chia sẻ công bằng và bao gồm tất cả cũng xuất hiện trong các hoạt động thiện nguyện. Nếu tổ chức bạn đang tham gia vào các hoạt động cộng đồng như dọn dẹp tại trường học địa phương, hoặc thu nhặt rác thải nhựa trên bãi biển hoặc công viên, hãy đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội tham gia.
Nếu bạn đang làm những việc trên từ 8:00 đến 17:00 giờ, người lao động ca đêm thì sao? Hãy bảo đảm rằng bạn thực hành dung hợp ngay cả trong việc chia sẻ những cơ hội và nguồn lực của tổ chức cho họ .
Công bằng không đồng nghĩa với giống nhau trong mọi việc. Có một chuyến dã ngoại cho những người làm việc ca ngày cũng không đồng nghĩa với việc phải làm như vậy cho ca đêm. Mục đích của chuyến dã ngoại là gì? Để gắn kết mọi người với nhau, để cho họ thấy giá trị của bản thân và tạo cơ hội cho những cuộc trò chuyện thân mật với cấp lãnh đạo.
Vậy làm thế nào để có thể mang đến trải nghiệm tương tự cho người làm ca đêm mà không lặp lại y nguyên một sự kiện giống hệt như cho người làm ca ngày?
7. Tôn vinh
Những điều quan trọng nhất để được tôn vinh chính là các giá trị của tổ chức và cách người lao động giúp tổ chức đạt được mục đích của mình.
Quan trọng là phải cụ thể:
“Chúng tôi muốn cảm ơn John vì những việc anh ấy đã làm để giúp một khách hàng giải quyết một vấn đề khó khăn. Chúng tôi muốn John làm điều đó trong 7 phút, nhưng anh ấy mất 20 phút vì khách hàng cần như vậy trong hoàn cảnh đó. Tại công ty của chúng ta, chúng ta sẵn sàng làm bất cứ điều gì cần thiết để biến vấn đề của khách hàng thành vấn đề của chính mình và chúng ta sẵn sàng làm những gì cần thiết để giải quyết. Tôi cũng biết rằng John đã đến muộn một buổi tập bóng đá của con mình. Tôi hy vọng John không phải làm điều đó một lần nữa, nhưng tôi đánh giá cao sự thật rằng anh ấy đã làm điều đó vì chúng ta.”
Nếu bạn tôn vinh, ghi nhận và khen thưởng một cá nhân, hãy nói cho mọi người lý do để được tôn vinh và công nhận để họ không cảm thấy có sự thiên vị hay chiếu cố. Họ sẽ biết nếu họ làm việc chăm chỉ theo cách có thể đo lường được , họ cũng sẽ được tôn vinh, ghi nhận và khen thưởng vào một ngày nào đó.
“Những điều quan trọng nhất để được tôn vinh là các giá trị của tổ chức và cách mọi người giúp tổ chức đạt được mục đích của mình.”
8. Truyền cảm hứng
Bạn không cần phải là một diễn giả tuyệt vời để truyền cảm hứng cho người lao động. Bạn có thể truyền cảm hứng cho họ bằng chính những câu hỏi bạn đưa ra và cách bạn lắng nghe.
Bạn có thể truyền cảm hứng cho họ bằng cách khẳng định lại sự khác biệt mà tổ chức của bạn tạo ra trên thế giới và tại sao công việc của họ lại quan trọng. Hãy giúp người lao động của bạn hiểu công việc của họ liên quan như thế nào đến mục tiêu cao cả hơn và sự thành công của công ty.
Bạn có thể làm điều này bằng cách kể những câu chuyện của khách hàng, chia sẻ tầm nhìn của công ty đang hướng tới, chỉ ra các hành vi mẫu mực cho giá trị của công ty, củng cố giá trị của công ty, nhấn mạnh sự đóng góp công ty vào ngành nghề hoặc xã hội và cho thấy mối liên kết giữa nỗ lực của người lao động với việc đạt được các mục tiêu của công ty.
“Bạn không cần phải là một diễn giả tuyệt vời để truyền cảm hứng cho người lao động. Bạn có thể truyền cảm hứng cho họ bằng chính những câu hỏi bạn đưa ra và cách bạn lắng nghe.”
9. Tuyển dụng và chào đón
Khi người lao động tham gia tổ chức của bạn, bạn cần đảm bảo rằng họ thấy rằng bạn đang mong đợi và rất nóng lòng để được gặp họ.
Bạn cần đảm bảo rằng họ có một nơi làm việc, có thể truy cập các hệ thống cần thiết để kết nối với công việc và đồng nghiệp, có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để thành công. Máy tính xách tay của họ được chuẩn bị sẵn sàng, đồng phục được chuẩn bị.sẵn sàng, trang thiết bị bảo hộ lao động được chuẩn bị sẵn sàng, kính bảo hộ cũng được chuẩn bị sẵn sàng.
Điều này vượt ra ngoài khuôn khổ của việc tuyển dụng; là những gì chúng tôi gọi là sự chào đón. Bạn có thể gửi email hoặc gửi cho tân tuyển một bức thư ngắn qua đường bưu điện trước khi họ bắt đầu, thông báo trước về họ cho các nhân viên của mình, đưa họ đi ăn trưa trong tuần làm việc đầu tiên và giúp họ hòa nhập với văn hóa của công ty.
Khi người lao động tham gia vào một tổ chức, mà tổ chức đó cho thấy rằng họ đã chuẩn bị cho sự có mặt của mình vài tuần trước khi mình bắt đầu làm việc, người lao động sẽ về nhà và nói, “Hôm nay là một trải nghiệm tuyệt vời. Họ mong đợi tôi, bảng tên của tôi được chuẩn bị sẵn sàng. Mọi người đều tốt bụng, và họ dường như biết tôi là ai và tôi sẽ làm gì.” Những hành động này tạo dựng sự tin cậy ngay trong ngày làm việc đầu tiên của họ.
Nếu ai đó đi làm và những điều đó không xảy ra,sự tin cậy sẽ giảm đi một chút. Sự tự tin giảm xuống. Họ sẽ tự hỏi liệu bạn có thực sự muốn họ ở đó không, hay họ chỉ là một sự cân nhắc sau những ưu tiên khác.
Và trường hợp xấu nhất – họ cảm thấy mình giống như là một nhân viên chứ không phải là một người quan trọng, bởi vì nếu họ quan trọng, họ sẽ có một trải nghiệm khác nhiều khi họ đến nhận việc.
Cho dù bạn có quản lý con người tại nơi làm việc hay không, tôi khuyến khích bạn hãy đặt bánh xe chín hành vi có độ tin cậy cao này ở một nơi mà bạn dễ dàng thấy mỗi ngày.
Sự tin cậy cần sự cố gắng và những nỗ lực có ý thức. Và sự tin cậy là thiếu yếu để tạo ra một nơi làm việc xuất sắc vì tất cả.
Hãy trở nên xuất sắc
Bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu thêm về trải nghiệm người lao động chưa? Hãy so sánh tổ chức của bạn với chuẩn đối sánh bằng tham gia khảo sát người lao động để đánh giá tổ chức của bạn trong tương quan với Nơi làm việc xuất sắc nhất.
