Việc cân nhắc kỹ lưỡng về việc đào tạo nhân viên từ xa là điều quan trọng để đảm bảo sự công bằng và lòng trung thành của nhân viên.
Trên toàn cầu, các công ty đã chuyển sang nơi làm việc từ xa và kết hợp. Cho dù đại dịch Covid-19 đã tạo ra sự thay đổi này hay chỉ đơn thuần đẩy nhanh nó, thì thực tế là đối với nhiều tổ chức, không thể quay trở lại—làm việc từ xa vẫn tiếp tục tồn tại và các quy trình của công ty phải xem xét và hỗ trợ trải nghiệm từ xa của nhân viên.
Không nơi nào điều này đúng hơn việc đào tạo nhân viên từ xa. Thật khó để tạo ra trải nghiệm làm quen khiến mọi người cảm thấy họ thuộc về một nơi nào đó, khi “nơi nào đó” đó không phải là không gian vật lý. Nhưng đó là một phần quan trọng trong việc củng cố quyết định gia nhập công ty của nhân viên và củng cố văn hóa công ty của bạn.
Dưới đây là một số cách bạn có thể đảm bảo rằng chương trình đào tạo từ xa sẽ giúp nhân viên ở xa hòa nhập với văn hóa nơi làm việc của bạn.
1. Khiến tổ chức hào hứng với những nhân viên mới từ xa
Khuyến khích các nhà lãnh đạo của bạn mong đợi sự vĩ đại từ những tài năng mới. Không ai nên cảm thấy mình phải chứng tỏ bản thân với bất kỳ ai khác – bao giờ hết.
Bạn thuê nhân viên từ xa là có lý do, phải không? Họ đã làm việc để kiếm được một lời đề nghị. Cũng giống như các thành viên trong nhóm tại chỗ, nhân viên từ xa có những phẩm chất và kỹ năng cần thiết để tăng thêm giá trị cho nhóm và giúp tổ chức của bạn đạt được sứ mệnh của mình.
Dưới đây là một số cách để công ty chuẩn bị chào đón nồng nhiệt cho nhân viên ở xa:
- Đảm bảo các nhà lãnh đạo nêu rõ sự thành công và mục đích chung của công ty được tăng tốc nhờ những nhân viên mới
- Đưa ra thông báo tôn vinh những món quà độc đáo của nhân viên mới và con người của họ với tư cách là con người để giúp nhân viên của bạn làm quen với họ
- Mời nhân viên mới viết một vài từ về bản thân họ để các thành viên trong nhóm có thể xác định bất kỳ sở thích chung hoặc sở thích nào kích thích sự tò mò
Sự kết nối diễn ra nhanh chóng khi có nhiều thứ hơn là chỉ có công việc để chia sẻ.
2. Chỉ định một “người bạn mới thuê” thể hiện văn hóa công ty của bạn
Những nhân viên mới từ xa cần một gương mặt thân thiện để tìm hiểu rõ ràng và hướng dẫn về công việc kinh doanh. Việc có một người mà mỗi nhân viên mới “biết” cũng có thể thúc đẩy hình thức hỗ trợ xã hội nhằm củng cố các nhóm ở xa.
Hệ thống bạn bè nên bao gồm việc đăng ký theo lịch trình thường xuyên. Điều này tạo ra một không gian an toàn dành riêng cho nhân viên mới từ xa đặt câu hỏi mà họ không cảm thấy thoải mái khi hỏi trong kênh Zoom hoặc Slack nhóm.
Sự kết nối diễn ra nhanh chóng khi có nhiều thứ hơn là chỉ có công việc để chia sẻ.
Hãy suy nghĩ cẩn thận khi chọn người để làm bạn thuê mới. Một người bạn lý tưởng là người:
- Thể hiện các giá trị cốt lõi của tổ chức
- Đóng vai trò là đại sứ của doanh nghiệp
- Phát triển mạnh như một người hướng dẫn cho người khác
Điều quan trọng là phải chắc chắn rằng người bạn đó thực sự mong muốn và thích trở thành một phần trong cuộc hành trình mà những người khác đang tham gia. (Điểm thưởng nếu huấn luyện là một phần trong quá trình phát triển của bạn bè bạn.)
3. Khuyến khích các “cuộc họp cà phê” ảo với nhiều vai trò khác nhau trong doanh nghiệp
Điều quan trọng là dành thời gian mỗi ngày để nhân viên mới của bạn thiết lập mối quan hệ càng sớm càng tốt. Điều này đặc biệt đúng nếu quá trình giới thiệu của bạn chứa nhiều thông tin. Cách tiếp cận có chủ ý này đối với các kết nối văn phòng ảo trong môi trường từ xa sẽ thúc đẩy tình bạn trong nhóm.
Hầu hết các cuộc họp ngẫu nhiên này nên diễn ra với những nhân viên không đảm nhiệm vai trò riêng của người mới được tuyển dụng để họ có thể tìm hiểu về các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và kết nối với những người có thể cung cấp bối cảnh cho bức tranh toàn cảnh.
Vì mỗi tổ chức là duy nhất nên những cuộc họp không chính thức này sẽ cho phép những người mới tuyển dụng kết nối hiệu quả hơn các lĩnh vực kinh doanh của bạn và liên kết thông tin họ nhận được từ khóa đào tạo với các vai trò thực hiện những nhiệm vụ quan trọng này.
Trong môi trường văn phòng, những kết nối này có thể diễn ra một cách tự nhiên. Trong bối cảnh từ xa, những cuộc họp chuyên biệt này tạo ra một cách kết nối có chủ ý hơn với hệ sinh thái xã hội tại nơi làm việc của bạn hơn bao giờ hết.
4. Tạo một ERG bao gồm các nhân viên làm việc từ xa năm đầu tiên và trao quyền cho họ gặp nhau định kỳ
Thật khó để trở thành nhân viên mới trong môi trường văn phòng. Ở thế giới xa xôi, điều đó còn khó khăn hơn. Việc tạo Nhóm nguồn lực nhân viên (ERG) từ xa cho những người mới tuyển để chia sẻ kiến thức sẽ sớm thúc đẩy cảm giác tình bạn thân thiết vì mọi người trong nhóm có thể liên hệ với nhau.
ERG này đặc biệt hữu ích khi các nhân viên ở xa đảm nhận các vai trò khác nhau, vì việc học ở một vai trò có thể mang lại lợi ích cho mọi người trong nhóm. Bạn có thể đưa ra lời nhắc để các cuộc họp nhóm có nhiều ý định hơn hoặc cho phép khám phá hình thức tự do và trò chuyện tự nhiên.
Không có gì sai khi để một nhóm như thế này kết nối – đó là về điểm chung hơn là có một chương trình nghị sự đã định sẵn. Điểm thưởng khi tạo kênh trò chuyện chỉ dành cho nhân viên năm đầu tiên.
5. Dễ bị tổn thương và chia sẻ những điểm mà doanh nghiệp có cơ hội cải thiện
Không có doanh nghiệp nào có sẵn các quy trình hoàn hảo và luôn có chỗ để phát triển và phát triển cùng với thế giới xung quanh chúng ta. Điều cần thiết là các nhà lãnh đạo và cá nhân đóng góp phải lên tiếng về những điều không hiệu quả, đặc biệt nếu công ty của bạn mới bắt đầu hoạt động từ xa.
Những nhân viên mới của bạn, bắt đầu ở một môi trường hoàn toàn xa xôi, sẽ có kiến thức và ý tưởng trực tiếp để cải thiện trải nghiệm từ xa. (Trên thực tế, nguồn cảm hứng cho bài đăng này đến từ một nhân viên mới ở xa!)
6. Gặp gỡ những nhân viên ở xa tại nơi họ đang làm việc chứ không phải ngược lại
Những người làm việc từ xa không có điều kiện sánh vai với một nhân viên kỳ cựu để đặt những câu hỏi nhanh hoặc nhận được hướng dẫn kịp thời.
Trong môi trường làm việc từ xa, loại hỗ trợ vô giá đó diễn ra không đồng bộ—một câu hỏi được đặt ra trên nền tảng nhắn tin của công ty bạn sẽ được trả lời khi có người sẵn sàng và trong một số trường hợp có thể không mất hàng giờ.
Điều này đặc biệt đúng khi nhân viên làm việc ở nhiều múi giờ, cũng như khi các công ty khôn ngoan cho phép nhân viên ở xa linh hoạt để kết hợp cân bằng giữa công việc và cuộc sống vào lịch trình của họ.
Khi đào tạo nhân viên từ xa, điều quan trọng là phải cho họ nhiều thời gian cần thiết để tìm hiểu về hoạt động kinh doanh cốt lõi và các sản phẩm/dịch vụ/sản phẩm của nó, cũng như sự an toàn về mặt tâm lý khi đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt.
Có danh sách kiểm tra phát triển trong 30, 60 và 90 ngày dành cho nhân viên mới để đánh giá nhu cầu và sự tự tin của họ trong các lĩnh vực khác nhau. Tránh kỳ vọng rằng những người làm việc ở xa sẽ biết mọi thứ vào một ngày nhất định; thay vào đó, hãy nắm bắt cách họ học tập và hành trình giúp họ đạt được điều đó.
7. Tăng gấp đôi các cuộc gặp trực tiếp với người quản lý con người
Việc gặp gỡ trực tiếp với các báo cáo trực tiếp phải có trong lịch trình của mọi người quản lý, nhưng những người mới tuyển dụng ở môi trường từ xa phải có số lượng gặp trực tiếp nhiều gấp đôi trong ít nhất 90 ngày trong quá trình giới thiệu.
“Thời gian gặp mặt” bổ sung này là điều cần thiết để thiết lập mối quan hệ cố vấn-người được cố vấn từ xa. Cần có thời gian để phát triển và hiểu phong cách giao tiếp của nhau, vì vậy các nhà quản lý phải dành thêm thời gian với những nhân viên mới để sớm xây dựng mối quan hệ, tạo điều kiện cho giao tiếp tuyệt vời.
8. Kỷ niệm mỗi cột mốc quan trọng bằng lời kêu gọi thích hợp trên công cụ giao tiếp của bạn
Tất cả chúng ta đều đã nghe ý tưởng ăn mừng những chiến thắng nhỏ. Những nơi làm việc ở xa nói riêng có thể được hưởng lợi từ hoạt động củng cố văn hóa này.
Ví dụ: người quản lý có thể tóm tắt lại những gì mà hành trình 90 ngày làm quen của một nhân viên từ xa đã mang lại cho nhóm. Chia sẻ những gì nhóm đã học được từ họ và họ đã đóng góp như thế nào.
Thu thập những giai thoại từ những người đã từng làm việc với người mới tuyển dụng này để chia sẻ những lời động viên và thể hiện niềm tự hào của bạn về nhân viên này. Kỷ niệm các cột mốc làm việc của nhân viên từ xa và khuyến khích đồng nghiệp ghi nhận và khen ngợi một cách thoải mái.
Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy rằng khi mọi người cảm thấy được chào đón, tổ chức không chỉ tồn tại trong thời kỳ suy thoái mà còn phát triển mạnh mẽ. Ấn tượng đầu tiên kéo dài hơn nhiều so với khoảnh khắc ban đầu, vì vậy hãy tập trung thời gian hướng dẫn nhân viên từ xa vào việc kết nối.
Nhân viên mới từ xa của bạn sẽ có trải nghiệm làm quen khó quên trong một không gian mà họ mong muốn được đăng nhập hàng ngày.
Làm cho nơi làm việc của bạn trở nên hấp dẫn đối với những người tuyển dụng từ xa tiềm năng
Great Place To Work Certification™ giúp công ty của bạn thu hút và giữ chân những nhân viên hàng đầu. Nhân viên tại các công ty được Chứng nhận có khả năng giúp nhà tuyển dụng tuyển dụng nhân tài cao hơn 60% và khả năng ở lại lâu dài cao hơn 51% so với các công ty không được Chứng nhận. ( Nguồn )
Hãy thực hiện bước đầu tiên để đạt được Chứng nhận ngay hôm nay
